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Gestione Documentale / Ok Doc

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Una realtà sconosciuta all’interno della maggior parte delle aziende è quella che riguarda la spesa per la gestione dei documenti, in modo particolare per quanto concerne le stampe effettuate ‘inutilmente’ e quindi lo spreco dei documenti stampati.
Una soluzione a questo problema è riscontrabile nella Gestione Documentale, ossia nell’utilizzazione di un software in grado di organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.

O.K. Doc: il software utilizzato per la Gestione Documentale contenuto all’interno delle nostre apparecchiature, possiede delle caratteristiche specifiche, tra queste: modularità, flessibilità, sicurezza,semplicità e rapidità di avvio. Grazie a queste caratteristiche riscontrate, infatti O.K. Doc è adattabile a qualsiasi tipo di organizzazione e di sistema gestionale, poiché facilmente integrabile. O.K. Doc, l’applicativo proposto dagli specialisti del settore di O.K. Copy Italia, è in grado di assistere aziende di tutte le dimensioni per organizzare, conservare, gestire, consultare, distribuire e convalidare in modo univoco tutto il materiale documentale.

Caratteristiche

O.K.  Doc offre gli strumenti necessari per archiviare e ritrovare documenti cartacei ed elettronici, acquisiti via scanner, provenienti da fax, mail, applicazioni office o prodotti dai sistemi gestionali aziendali. È uno strumento in grado di semplificare il lavoro fornendo uno strumento indispensabile per la gestione efficiente dei documenti e delle informazioni vitali per l’azienda.
Tutte le aziende piccole, medie o grandi possono fruire dei benefici di O.K. Doc.

Questo software si integra in qualsiasi realtà aziendale, interagisce con il sistema informativo esistente, dialoga con i database già utilizzati in azienda, divenendo così il fulcro di tutti i processi documentali in azienda.

O.K. Doc accresce l’efficienza nei processi aziendali, permettendo un recupero di tempo e risorse da destinare ad attività più produttive; assicura tempi di avviamento moderati garantendo costi di start-up decisamente contenuti.
È sviluppato interamente in ambiente Java® ed è completamente “server-based”; per accedere a tutte le sue funzionalità è sufficiente Internet Explorer. Opera in ambiente Microsoft, Linux e AS400/Iseries e si interfaccia con i database più comuni e diffusi quali Oracle®, DB2 OS400, MS SQL Server, MSDE, MySQL, senza richiedere alcun intervento.
Questa totale integrazione garantisce la tutela degli investimenti aziendali.
O.K. Doc è Multi-gestione: con un’unica installazione si possono gestire più aziende, è possibile differenziare la lingua di ogni singolo utente; è possibile lavorare con diversi web-server ed è in grado di gestire in modo intelligente sedi distaccate di un’azienda.

FUNZIONALITA’

-Trasparenza
I documenti vengono mantenuti nel loro formato originale, O.K. Doc non crea alcun formato proprietario né per i documenti né per il database
-Gestione degli utenti
O.K. Doc consente la creazione e la gestione dinamica degli utenti, garantisce la completa integrazione con sistemi di single sign on.
-Gestione della sicurezza
Con O.K. Doc è possibile gestire la sicurezza degli accessi e impostare livelli diversificati di accessibilità ai documenti e di abilitazione alle funzionalità del programma.
-Formati gestiti
Possono essere gestiti documenti di qualsiasi formato digitale.
-Gestione delle categorie di documenti
O.K. Doc permette di gestire un archivio suddividendo i documenti per categorie. Niente di pre configurato! O.K. Doc offre inoltre la possibilità di essere personalizzato in base alle necessità espresse da ciascun cliente.
-Ricerca dei documenti
O.K. Doc permette di ricercare intuitivamente e agevolmente qualsiasi documento archiviato, consentendo anche una ricerca full text.
-Gestione delle notifiche
Un sistema integrato di “posta interna” ad O.K. Doc permette, a tutti gli utenti configurati e autorizzati, di scambiarsi messaggi, considerazioni e segnalazioni su nuovi documenti inseriti.
-Interfaccia utente
O.K. Doc ha un’interfaccia utente, fruibile attraverso un browser Internet, che risulta intuitiva, pratica, ergonomica e personalizzabile.

O.K. Office è la suite documentale – che permette la comunicazione diretta ed efficace tra le applicazioni classiche del mondo Microsoft Office® (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint e MS Outlook) nonché la piattaforma Lotus Notes® e la gestione documentale in O.K. Doc.

O.K. Office permette la piena e completa padronanza del sistema, senza costringere l’operatore ad adattarsi a nuovi processi. È uno strumento semplice ed efficace per ottimizzare i tempi di archiviazione dei documenti e per un’indicizzazione precisa e veloce delle relative informazioni aziendali; consente una gestione completa delle pratiche aziendali.

FUNZIONALITA’

O.K. Office attraverso l’utilizzo di un semplice bottone aggiunto alla barra degli strumenti delle applicazioni MS Office®, consente all’utente di interagire con un’interfaccia grafica che permette l’inserimento automatico o manuale degli indici del documento.
Con O.K. Office è possibile inviare ad O.K. Doc il singolo messaggio di posta elettronica, il messaggio di posta completo dei propri allegati o anche il solo allegato. Mai più caselle di posta pesanti e piene di documenti inutili.
O.K. Office grazie al suo componente Lotus Notes Interface®, permette la comunicazione tra O.K. Doc e il client di posta di Lotus Notes®.

O.K. SDK è il modulo di O.K. Doc che permette una comunicazione diretta ed efficace tra le applicazioni gestionali e la piattaforma documentale; rende disponibili le funzionalità di ricerca, inserimento, stampa e cancellazione dei documenti già presenti in O.K. Doc, direttamente nel sistema applicativo e gestionale del cliente.

Grazie a questo modulo è possibile mettere a disposizione degli sviluppatori, siano essi in ambiente web che client-server, tutta la versatilità e la potenzialità della tecnologia “Web Services”; offre inoltre agli sviluppatori la libertà di integrare agevolmente e velocemente le funzionalità che sfruttano appieno i componenti e tutti i servizi nativi di O.K. Doc.
È potente, flessibile e immediato e, garantendo tempi e costi di avviamento contenuti, si rivela strumento indispensabile anche per il personale addetto allo sviluppo delle applicazioni gestionali del cliente.
O.K. SDK è sviluppato interamente con tecnologia “Web Services”. Consente quindi l’integrazione nativa con i portali, gli ERP, i CRM e qualsiasi altra applicazione aziendale.

O.K. Integra è il modulo di O.K. Doc dedicato all’ambiente AS400-iSeries® che rende agevole e trasparente all’utente AS400-iSeries® accedere, consultare, archiviare e gestire i documenti elettronici.
O.K. Integra permette agli utenti di fruire, in qualsiasi momento e da qualsiasi maschera del gestionale AS400-iSeries®, dei documenti precedentemente archiviati in O.K. Doc.

Questo modulo integrativo permette la piena e completa padronanza del sistema, senza costringere l’operatore ad adattarsi a nuovi processi o nuove schermate.
O.K. Integra è lo strumento semplice ed efficace per ottimizzare i tempi di archiviazione e, soprattutto, di ricerca dei documenti e delle relative informazioni aziendali.
L’installazione di O.K. Integra non richiede l’aggiunta di alcun software sulla piattaforma AS400-iSeries®.
Il modulo O.K. Integra non richiede la modifica o la creazione di righe di codice sui programmi già operativi sul sistema AS400-iSeries®.
La logica di funzionamento di questo modulo lo rende in grado di operare su qualsiasi gestionale AS400-iSeries® con interfaccia 5250, indipendentemente dalla software house che lo ha realizzato o personalizzato.